Учет и ведении документации по ОТ

Учет и ведение документации по охране труда: каких правил придерживаться

• Какая документация необходима специалисту по охране труда?

• Какими нормативными актами определены правила оформления учетных документов?

• Как правильно оформлять документы по охране труда?

Какая документация необходима специалисту по охране труда

 Документация по охране труда, которую работодателю необходимо вести,  может охватывать:

а) политику и цели организации по охране труда;
б) распределение ключевых управленческих ролей (функций) по охране труда и обязанностей;
в) наиболее значительные опасности / риски, вытекающие из деятельности организации, и мероприятия по их предупреждению и регулированию;
г) положения, методики, инструкции или другие внутренние документы, используемые в системе управления охраной труда.

Такие рекомендации даны в Руководстве МОТ-СУОТ 2001 и стандартах по системам управления охраной труда (межгосударственный ГОСТ 12.0.230-2007, национальный (российский) ГОСТ Р 12.0.007-2009).

Из всего разнообразия документов можно выделить несколько основных типов.

Во-первых, это локальные нормативные акты работодателя, устанавливающие организационно-управленческие правила соблюдения работниками требований охраны труда. К ним относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• коллективный договор;

• должностные инструкции;

• инструкции по охране труда;

• различные приказы, связанные с вопросами охраны труда;

• программы обучения, инструктажей и т. п.

Во-вторых, это различные фиксирующие документы, так называемые «записи». Это самый большой тип документов по охране труда у работодателя. Он документирует всю конкретную деятельность, а главное – мероприятия по профилактике производственного травматизма и профессиональной заболеваемости.

К такой документации следует отнести также и результаты специальной оценки условий труда (ранее – аттестация рабочих мест), и материалы расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В-третьих, Трудовой кодекс обязывает каждого работодателя иметь документы, содержащие государственные нормативные требования охраны труда. Это комплект нормативной документации по специфике своей деятельности. Все они нужны не только для их выполнения и для информирования работников об условиях труда, их правах и обязанностях, но и для разработки локальных нормативных актов работодателя.

К документации по охране труда можно также отнести документы, содержащие:

• требования к правильной эксплуатации того или иного оборудования;

• требования к безопасному использованию инструмента;

• сведения об опасности материалов, сертификаты соответствия и тому подобные «внешние» документы.

Сюда же включаются документы официальной статистической отчетности работодателя перед органами государственной власти и документы внутренней отчетности подразделений перед управлением, управления перед собственником (учредителем).

Это основной перечень документов, который может быть расширен с учетом особенностей производственной деятельности работодателя.

Какими нормативными актами определены правила оформления учетных документов

Общие требования к оформлению управленческой (организационно-распорядительной) документации содержатся в:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст);

Методических рекомендациях по внедрению ГОСТР 6.30-2003, утвержденных Росархивом.

Оформление документов по различным направлениям охраны труда регламентируется нормативными актами. В них, как правило, содержатся и формы самих документов.

Так, разработке и оформлению инструкций по охране труда посвящен раздел 5 Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80. В приложении 8 к названному постановлению приведен примерный вид титульного листа инструкции по охране труда для работника.

Для оформления результатов специальной оценки условий труда необходимо руководствоваться приказом Минтруда России № 33н от 21 января 2014 г. Им утверждена форма отчета о проведении специальной оценки условий труда и инструкция по ее заполнению.

Организация и проведение обязательных медицинских осмотров оформляется по правилам приказа Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н.

Форма личной карточки, в которой делаются отметки о выдаче работнику специальной одежды, спецобуви и других СИЗ, утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Оформление инструктажей по охране труда (вводного и на рабочем месте) регламентируется ГОСТ 12.0.004-90 «Обучение безопасности труда». Приложением 4 установлена форма журнала регистрации вводного инструктажа, а приложением 6 –форма журнала регистрации инструктажа на рабочем месте.

Результаты расследования несчастных случаев на производстве оформляются по правилам, утвержденным постановлением Минтруда России  от 24 октября 2002 г.№ 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях».

Как правильно оформлять документы по охране труда

Всю документацию по охране труда нужно:

• ясно изложить и понятно оформить;

• периодически анализировать;

• при необходимости обновлять и распространять.

Документация должна быть легкодоступной для всех работников организации, кому она предназначена.

Записи данных по охране труда необходимо поддерживать в актуальном состоянии, а срок их хранения должен быть точно определен.

Обязательным элементом являются реквизиты документа. Они обеспечивают его юридическую силу. К ним относятся:

• наименование документа;

• наименование организации – автора документа, дата документа;

• регистрационный номер документа;

• заголовок к тексту;

• текст;

• гриф утверждения, согласования, печать и др. (при необходимости).

Требования к текстам

Текст документа должен быть объективным и точным, кратким и ясным. Объективность и точность служат доказательством определенных фактов, событий. Расплывчатые формулировки текста документа снижают его правовое значение. Краткость документа позволяет легче его понять, исполнить. При этом краткость не должна снижать полноту рассмотрения вопроса, а ясность достигается последовательностью изложения. Выводы должны логически следовать из посылок.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части документа указывают:

• причины;

• основания;

• цели его составления.

Во второй (заключительной) указывают:

• решения;

• выводы;

• предложения;

• рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – только распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают реквизиты этих документов:

• наименование документа;

• наименование организации;

• автора документа;

• дату документа;

• регистрационный номер документа;

• заголовок к тексту.

Например, в тексте инструкции по охране труда указывают, на основании какой типовой инструкции или правил по охране труда она была разработана.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его развивают на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу») в документах:

• организаций, действующих на принципах единоначалия;

• адресованных руководству организации.

Тексты протоколов обычно излагают в форме множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

Форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила») используют в документах:

• устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положения, инструкции);

• содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка).

Оформляя учетную документацию, важно быть внимательным и аккуратным, стараться не делать ошибок. Если необходимо внести изменения и исправления, выполнять их допустимыми способами. Журналы регистрации инструктажей нужно заполнять в соответствии с наименованиями граф, построчно. То есть в отношении каждого работника должна быть видна исчерпывающая информация о том:

• когда был проведен инструктаж;

• с каким работником (фамилия, имя, отчество);

• какой вид инструктажа проведен;

• кто проводил инструктаж (должность, фамилия, инициалы), а также росписи сотрудника, проводившего инструктаж, и работника, прошедшего инструктаж.

Если работник проходил стажировку, то заполняются и эти графы. Все журналы должны быть защищены от изъятия листов, т. е. страницы или листы пронумерованы, прошиты и скреплены печатью (при наличии).

Кто оформляет документы по охране труда

Оформлением конкретных документов занимаются работники, у которых в должностных обязанностях прописана данная функция. Например, руководители подразделений, как правило, проводят с подчиненными инструктаж на рабочих местах. Поэтому они и должны разработать программу инструктажа, инструкции по охране труда, а также зафиксировать проведение инструктажей в журналах инструктажей. Кто непосредственно выдает СИЗ, тот и обязан вести личные карточки учета выдачи СИЗ.

Специалист по охране труда (служба охраны труда) занимается, в первую очередь, разработкой проектов локальных нормативных актов регламентирующего или организационного характера (положений, планов мероприятий и т. п.). Во вторую очередь, он фиксирует результаты своей деятельности. К примеру, составляет программу вводного инструктажа, регистрирует его проведение, оформляет результаты проверок, выписывает предписания, составляет отчетность по установленным формам и т. д.

Все оформленные документы должны сохраняться в течение определенных сроков. Они установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Самые необходимые нормативные акты

¹Пункт 1.4.30 Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей (утверждены приказом Минэнерго России от 13 января 2003 г. № 6).
²Пункт 1 ст. 23 Федерального закона от 2 января 2000 г. № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов».