О письме от 14.06.2023 года № 15-1/ООГ-3096 от Минтруда и социальной защиты РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 14 июня 2023 года № 15-1/ООГ-3096
Департамент условий и охраны труда рассмотрел по компетенции обращение от <...>, поступившее на официальный сайт Минтруда России по вопросу ведения электронного документооборота в сфере трудовых отношений, и сообщает следующее.
В соответствии со статьей 22.1 Трудового кодекса под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных данной статьей и статьями 22.2 и 22.3 Трудового кодекса.
Положения статей 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Согласно части второй статьи 226 Трудового кодекса в целях предупреждения производственного травматизма и профессиональных заболеваний работодатель самостоятельно осуществляет учет и рассмотрение обстоятельств и причин, приведших к возникновению микроповреждений (микротравм) работников.
Во исполнение части четвертой статьи 226 Трудового кодекса приказом Минтруда России от 15 сентября 2021 г. № 632н утверждены Рекомендации по учету микроповреждений (микротравм) работников (далее – Рекомендации).
При этом данный нормативный акт не содержит обязательных требований и носит рекомендательный характер.
Пунктом 4 Рекомендаций определено, что составление Справки о рассмотрении обстоятельств и причин, приведших к возникновению микроповреждения (микротравмы) работника, или иного определенного работодателем документа, содержащем, в том числе рекомендуемые сведения, отраженные в Справке (далее -Справка) и ведение Журнала учета микроповреждений (микротравм) работников или иного определенного работодателем документа, содержащем, в том числе рекомендуемые сведения, отраженные в Журнале, (далее – Журнал) может осуществляться в электронном виде с использованием электронной подписи или любого другого способа в соответствии с законодательством Российской Федерации, позволяющего идентифицировать личность работника, составившего Справку и осуществляющего ведение Журнала.
В этой связи, работодатель вправе осуществлять составление Справки и ведение Журнала в любом виде, в том числе в электронном, без дублирования на бумажном носителе.
Решение о ведении электронного документооборота в сфере трудовых отношений принимается работодателем самостоятельно.
В соответствии с положениями статьи 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации перечень электронных кадровых документов, в отношении которых работодатель планирует осуществлять электронный документооборот в сфере трудовых отношений, определяется работодателем и отражается в локальном нормативном акте.
Таким образом, действие единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, утвержденных приказом Минтруда России от 20 сентября 2022г. № 578н, распространяется только на те кадровые документы, которые работодатель выбрал для перевода в электронный вид и закрепил их локальным нормативным актом.
В случае отсутствия кода необходимого электронного кадрового документа в приложении к перечню структурных элементов описания электронного документа, связанного с работой, отраженного в единых требованиях, рекомендуется использовать код документа 12.999, предусмотренный для иных электронных кадровых документов.
Заместитель Директора
епартамента условий и охраны труда
Т.М. Жигастова
