Служебные записки от специалиста по охране труда: зачем и как составлять документ
Объяснили, когда и зачем специалисту по охране труда писать служебные записки руководству. Например, документ может стать ар гументом в споре с проверяющими и доказательством в суде, а также поможет сообщить о нарушениях в компании. В статье найдете образцы записок для разных ситуаций, сохраните их на своем компьютере, чтобы не тратить время на составление документа при случае.
В каких случаях и зачем писать служебную записку
Основная цель служебной записки — информировать руководство или ответственных специалистов компании. С помо щью документа стоит сообщать о необходимых мероприятиях по охране труда, нарушениях или других событиях в компании, за которые отвечает специалист по охране труда. Примеры ситуаций, в которых мы рекомендуем составлять служебную записку, смотрите в таблице.
На служебной записке получите резолюцию от получателя и сохраните документ у себя. Записка станет аргументом, если произойдет спорная ситуация с руководством или потребуются аргументы в суде. С помощью инф ормации, зафиксированной в служебной записке, специалист по охране труда может доказать, что добросовестно выполнял должностные обязанности. Также документ выручит, если потребуется отстоять интересы работодателя перед недовольными сотрудниками или судом.
Обратите внимание
Закон не обязывает работников писать служебные записки, а руководителей принимать какие-то меры на их основе. Документ — способ сообщить информацию внутри компании
|
Пример. Продавец-консультант отказалась от обязательной вакцинации против COVID-19 и не представила документы о наличии противопоказаний к процедуре. Работодатель отстранил сотрудницу от рабо ты. Продавец подала в суд, чтобы восстановиться в должности. При этом женщина сообщила, что, по ее мнению, вакцинация носит добровольный характер, а ознакомление с приказом об отстранении провели с нарушением сроков. В ходе судебных разбирательств специали ст по охране труда предоставил служебную записку, где зафиксированы Ф. И. О. сотрудников, которые своевременно получили информацию о вакцинации и последствиях в случае отказа. Записку составили представители службы охраны труда на имя руководителя отдела п родаж, чтобы уведомить о несогласных работниках. В записке также стояли подписи всех сотрудников, которые отказались от вакцинации, в том числе подпись истицы. Суд учел служебную записку в материалах дела и в итоге признал действия работодателя законными. |
Для специалиста по охране труда служебная записка — один из способов выполнить обязанность по информированию работодателя об угрозах жизни и здоровья работников на предприятии. Но если ситуация требует немедленного вмешательства, такой способ не подойдет: рассмотрение служебных записок руководством — часто долгая бюрократическая процедура. Прибегать к ней стоит, если на решение вопроса есть время, а сделать все нужно качественно и строго по регламенту.
|
Пример. В ходе оценки рисков выявили ряд недочетов, которые нужно устранить, чтобы потенциальные опасности не привели к травме. Специалист по охране труда еженедельно напоминал ответственным — руководителям структурных подразделений и главному инженеру — об их задачах, но результата не было. Специалист написал служебную записку директору организации, где описал, кто и какие недочеты должен устранить, чтобы опасность не реализовалась. Директор учел информацию и выпустил приказ, в котором закрепил за каждым конкретным работником задачу с указанием срока выполнения и обязанностью отчитаться. Таким образом, процесс стал прозрачным, а специалист по охране труда получил подтверждение того, что добросовестно выполнил свои обязанности по информированию. |
Важно
Рекомендации по составлению служебных записок описаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Это необязательный документ, ориентируйтесь на то, как принято в вашей компании
Служебную записку стоит оформить, ес ли обнаружили системные ошибки в ведении документации, которые нельзя устранить быстро. Например, предыдущий специалист по охране труда некорректно организовал и поддерживал систему управления охраной труда, из-за чего с ошибками составлено Положение о СУО Т и сопутствующая документация. На устранение таких ошибок нужно время. Действующему специалисту по охране труда стоит информировать руководство об ошибках, чтобы доказать свою невиновность, если в компании будет проверка или произойдет несчастный случай.
Через служебн ую записку запрашивайте данные при подготовке отчетности, в том числе годовой. Официальный внутренний документ позволит подтвердить достоверность указанных сведений в случае сомнений со стороны проверяющих. Также служебную записку рекомендуем составлять, ч тобы передать документы по охране труда в другой филиал или обособленное подразделение. Опишите в записке, когда, в каком количестве и какие документы передаете. Это позволит избежать обвинений в том, если документы не передали или направили не по адресу.
При формировании бюджета направьте руководителю служебную записку с обоснованием затрат и ссылками на нормат ивные документы. Если нужно, приложите к записке дополнительные документы, сделайте отсылку на приложения. В случае разногласий записка поможет подтвердить, что были запланированы все мероприятия по охране труда, которые необходимо провести в организации.
Как оформить служебную записку
Обратите внимание
В разных организациях служебные записки могут называть докладными, рапортами и пр. Название может быть предусмотрено в ЛНА компании или просто принято в обиходе
Закон не устанавливает требований к оформлению и содержанию служебной записки. Работник может самостоятельно решить, как должен выглядеть документ, какие пункты содержать и по каким правилам его нужно отправлять. Чтобы стандартизировать документацию и упростить задачу для работников, правила составления служебных записок и готовые шаблоны закрепляют в локальном акте организации. Например, в инструкции по делопроизводству ( ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ).
Для оформления служебн ой записки используйте бланк, который применяют в вашей организации. В документе изложите суть проблемы и пути ее решения. Укажите обстоятельства, которые послужили основанием для составления записки, опишите факты и аргументы, а также просьбу или выводы.
Текст служебной записки, как правило, состоит из трех частей: вводной, основной и заключительной. Вводная часть раскрывает цель записки, она может содержать ссылки на даты, документы и факты, которые послужили поводом для составления документа. В основной части раскрывают содержание, в нее включают материал, который должен разъяснить и побудить к действию. Заключительная часть подводит итоги. В нее включают выводы, просьбы или предложения по решению вопроса. Образец служебной записки с пояснениями смотрите в конце статьи.
Служебную записку излагают от первого лица единственного числа. Например, «считаю необходимым» или «довожу до вашего с ведения». В тексте употребляют только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. К примеру, «ГИТ» и «руб.» При употреблении фамилий инициалы указывают в конце. Так, «Сергей Петрович Сидоров» в тексте служебной записки указывают как «Сидоров С.П.».
Когда служебная записка будет готова, ее согласовывают или визируют заинтересованные лица. К примеру, непосредственный руководитель, главный бухгалтер или руководители подразделений, интересы которых затрагивает содержание документа. Если служебную записку подписывают несколько сотрудников, которые занимают разное положение, их подписи располагают одну под другой согласно иерархии занимаемых должностей.
Прежде чем передать служебную записку по адресу, ее регистрируют. После отправляют на рассмотрение получателю или другому должностному лицу, который вправе ответить на вопрос или решить проблему. Хранить служебные записки нужно 5 лет ( п. 47 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). По истечении срока проведите экспертизу ценности.
