Какие документы оформляет кадровик, если сотрудников направили на обучение

Компания направляет сотрудников на повышение квалификации по требованиям законодательства или собственному решению. Директор может попросить кадровика подобрать оптимальные курсы и программы обучения. Вам придется выбирать между повышением квалификации, стажировкой или профессиональной переподготовкой. Статья поможет вам разобраться в этих видах образования, не ошибиться при выборе нужного формата и правильно внести сведения об образовании в кадровые документы.

Кто обязан повышать квалификацию

В некоторых организациях сотрудники обязаны получать дополнительное образование, так как это условие для выполнения их должностных обязанностей. Есть профессии, по которым обязательно постоянно повышать квалификацию. Если работники не пройдут дополнительное профессиональное образование, они не смогут дальше работать в своей должности (ч. 4 ст. 196 ТК). Требования о переподготовке установлены законом. Ниже в сервисе мы привели список распространенных профессий и должностей сотрудников, которые должны периодически повышать квалификацию.

Порой невозможно повысить сотрудника и перевести на другую должность, пока он не прошел обучение. Для многих должностей из профстандартов и квалификационных справочников установлены строгие квалификационные требования. Назначить на должность можно лишь того сотрудника, который получил дополнительное образование (п. 8 Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам, утв. приказом Минобрнауки от 01.07.2013 № 499, далее – Порядок).

Как оформить повышение квалификации по решению работодателя

Если должность сотрудника не предусмотрена профстандартом или справочником, повышать квалификацию все равно нужно. Дополнительные знания помогут работнику справляться с должностными обязанностями, следить за изменениями в профессии. Решение о том, нужна ли сотруднику дополнительная подготовка, принимает руководитель (ст. 196 ТК).

Все сотрудники имеют право на дополнительное профессиональное образование (ст. 197 ТК). Если ваш работник считает, что ему нужно повысить квалификацию, он может принести в отдел кадров заявление или служебную записку, но решение остается за генеральным директором.

Если директор посчитает, что работников компании нужно направить на дополнительное образование, пропишите порядок организации допобразования в коллективном договоре, ПВТР или другом локальном акте. Как организовать дополнительное образование – в схеме ниже. Оформите договор об образовании с учебным заведением и соглашение с работниками, которых направите на дополнительную подготовку. Образование сотрудников оплачивает компания, поэтому в соглашение включите условие о сроке работы в компании после обучения и о возмещении затрат. Если работник уволится без уважительных причин до истечения срока, установленного в соглашении, он вернет стоимость обучения компании (ст. 249 ТК).

Позаботьтесь о том, чтобы сотрудники могли совмещать работу и учебу. В приказе о направлении на обучение укажите, в какое время сотрудник будет получать образование, а в какое – работать по должности. В случае необходимости такой приказ докажет, что вы создали сотрудникам условия для совмещения работы с получением образования.

Как выбрать подходящий вид образования

Дополнительное профессиональное образование бывает двух видов (схема ниже). Первый – это повышение квалификации. Работник совершенствуется по уже освоенной квалификации или профессии. Второй вид – профессиональная переподготовка. Сотрудник получает новую квалификацию (п. 6 Порядка).

Стажировка может быть отдельным видом допобразования либо частью переподготовки или повышения квалификации (п. 13 Порядка). После того как сотрудник прошел стажировку, подготовьте распоряжение руководителя о допуске сотрудника к новому виду работы или документ о пройденной стажировке по форме, которую утвердите в ЛНА. Если стажировка – часть повышения квалификации или переподготовки, сотрудник получит документ только после того, как завершит всю программу образования.

Стажировка помогает работнику на практике закрепить теоретические знания. Проводите стажировку для сотрудников в своей компании или по договору – в другой. В программу стажировки можете включить:

• самостоятельную работу с учебными изданиями;
• обучение технологиям производства;
• участие в планировании работы организации;
• работу с технической и нормативной документацией;
• выполнение функциональных обязанностей других сотрудников.

Что проверить в документе о допобразовании

Прежде чем завершить обучение, сотрудник сдает итоговую аттестацию (п. 14 ст. 76 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ, далее – Закон № 273-ФЗ). Если он не пройдет итоговую аттестацию или его отчислят, сотрудник получит справку об обучении. Справка подтвердит, что работник нарушил договор об обучении и должен вернуть компании деньги.

Когда сотрудник освоил программу и прошел итоговую аттестацию, он получит документ о допобразовании (схема ниже). Документ выдают на бланке по образцу, который самостоятельно устанавливает учебная организация. При этом бланк должен быть защищен от подделок полиграфическими средствами (п. 19 Порядка).

Проверьте сроки обучения на документе о дополнительном образовании (письмо Минобрнауки от 07.05.2014 № АК-1261/06). До 2014 года дополнительное образование было трех видов: краткосрочное повышение квалификации от 72 до 100 академических часов, повышение квалификации – свыше 100 часов и переподготовка – больше 500 часов (Типовое положение об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования специалистов, утв. постановлением Правительства от 26.06.1995 № 610, утратило силу).

С 2014 года дополнительное образование делится на два вида – повышение квалификации и переподготовка. При этом повышение квалификации должно быть не меньше 16 академических часов (п. 12 Порядка). Диплом о профессиональной переподготовке сотрудник получит после обучения больше 250 академических часов (п. 12 Порядка). Формы и сроки дополнительного обучения определяет учебное заведение на основании программы и договора об образовании (п. 13 ст. 76 Закона № 273-ФЗ).

Квалификация, которая указана в удостоверении или дипломе, дает сотруднику право заниматься определенной профессиональной деятельностью или выполнять конкретные трудовые функции. Сотрудник может одновременно получать профильное среднее или высшее образование и повышать квалификацию. Тогда удостоверение о повышении квалификации или диплом о профессиональной переподготовке он получит вместе с дипломом о профильном образовании (п. 16 ст. 76 Закона № 273-ФЗ).

Какие сведения об образовании записать в кадровые документы

На основании документа об образовании внесите в трудовую книжку сотрудника сведения о дополнительном образовании (образец ниже). Укажите, сколько времени сотрудник учился и какой документ получил (подп. «б» п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек).

Все записи о квалификации вносите в трудовую книжку на основании приказа директора не позднее недели после того, как сотрудник принес документ (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Если работник получил новый разряд, класс или категорию, сделайте об этом запись в трудовой (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Сведения о дополнительном образовании внесите и в личную карточку работника. Если работник прошел повышение квалификации – заполняйте раздел V личной карточки работника (образец ниже). Сведения о стажировке в вашей или другой компании также внесите в личную карточку. Если во время работы в компании сотрудник получил диплом о профессиональной переподготовке, то заполните раздел VI личной карточки работника (образец ниже).

Важные выводы

1. В соглашение об обучении включите условия о сроке работы в компании после допобразования и о возмещении затрат. Тогда, если работник уволится без уважительных причин до истечения срока, он вернет стоимость обучения компании.
2. Повышение квалификации должно быть не меньше 16 академических часов, а профессиональная переподготовка – больше 250 академических часов.
3. Информацию о дополнительном образовании внесите в трудовую книжку работника и личную карточку. Укажите сведения о времени обучения и документе об образовании.

Стажировка может быть:
отдельным видом профессионального образования или формой освоения программ переподготовки или повышения квалификации;
только отдельным видом профессионального образования;
только формой освоения программ допобразования.