Как вести себя при проверке. Правила поведения с инспектором

Как вести себя при проверке. Правила поведения с инспектором

В статье читайте:

• Стоит ли не пускать инспектора в компанию, ссылаясь на отсутствие директора

• Нужно ли дарить проверяющему подарки

• Когда можно не предоставлять инспектору документы

Любая выездная проверка ГИТ, особенно внеплановая, – это стресс для работников кадровой службы. В такой ситуации легко растеряться и совершить ошибки, которые повлекут негативные последствия как для самого кадровика, так и для компании. Например, не пускать инспектора в организацию, грубить, предлагать взятки, необоснованно не знакомить с запрошенными документами. В статье расскажем, какие права имеет представитель компании при проверке и как правильно общаться с инспектором, чтобы избежать штрафов и более тяжелых последствий.

Можно ли не пустить инспектора в организацию

Если работодатель знает, что нарушил закон, он часто ищет предлог, чтобы не пустить инспектора в компанию. Обычно ссылаются на то, что временно отсутствует директор или проверку не согласовали с прокуратурой.

Отсутствует директор. При выездной проверке ГИТ должен присутствовать руководитель организации или иной сотрудник, которого уполномочили на это доверенностью (ч. 4 ст. 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ, далее – Закон № 294-ФЗ). Если такого лица нет, ГИТ не вправе проводить проверку. Поэтому, когда инспектор приезжает в компанию, ему сообщают, что директор уехал, заболел и т. д., а доверенность ни на кого не оставил. Не советуем так делать. С 2017 года инспектор, который не застал директора, вправе повторно проверить компанию в течение трех месяцев со дня, когда он составил акт о том, что проверку невозможно провести. При этом не нужно вносить новую проверку в ежегодный план и предварительно уведомлять о ней работодателя (ч. 7 ст. 12 Закона № 294-ФЗ).

Прокуратура не согласовала проверку. Плановые проверки ГИТ проводит на основе ежегодного плана, согласованного с органами прокуратуры, который размещается на сайте ГИТ. Многие работодатели считают, что и все внеплановые проверки требуют согласования с прокуратурой. Однако для внеплановых выездных проверок по основаниям, предусмотренным статьей 360 Трудового кодекса, это не нужно. Инспектор только извещает орган прокуратуры о проверке, если ее проводят в связи с тем, что:
– возникла угроза причинения вреда жизни и здоровью работников;
– работодатель нарушил срок выплаты зарплаты или установил ее в размере ниже МРОТ (абз. 4 ч. седьмой, ч. восьмая ст. 360 ТК РФ).

Какие права имеет представитель компании при проверке

Если вам поручили присутствовать при проверке, получите под подпись и внимательно изучите копию приказа руководителя ГИТ о ее проведении. Проверку должно проводить то должностное лицо, которое указано в этом приказе. Если инспектор не предъявил служебное удостоверение, попросите его это сделать.

В приказе о проведении проверки должны быть указаны цели, предмет и срок, основания для проведения проверки, даты ее начала и окончания. В нем также перечисляют все запланированные мероприятия по контролю, документы, которые вы должны представить проверяющим. Закон не устанавливает перечня сведений и материалов, которые может запросить ГИТ. Список таких документов должен быть указан в приказе о проведении проверки (схема ниже).

Можете задать уточняющие вопросы о целях, задачах, основаниях для проведения проверки. При необходимости ознакомьтесь с административным регламентом, в соответствии с которым ее проводят. В ходе проверки вы можете давать разъяснения, и инспектор не должен этому препятствовать (ч. 1–4 ст. 14, ст. 21 Закона № 294-ФЗ).

По окончании проверочных мероприятий ознакомьтесь с их результатами и укажите в акте, согласны вы с ними или нет. В течение 15 дней с даты, когда вы получите акт, представьте в ГИТ письменные возражения по акту проверки или выданному предписанию и приложите подтверждающие документы (ч. 12 ст. 16 Закона № 294-ФЗ).

Рекомендуем вести журнал регистрации проверок, несмотря на то, что закон в настоящее время этого не требует. Из него вы сможете понять, какие органы и когда проверяли компанию (ч. 8, 9 ст. 16 Закона № 294-ФЗ). Можно разработать свою форму журнала или использовать типовую, которая утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141. Прошейте, пронумеруйте и удостоверьте журнал печатью компании (при ее наличии) (ч. 10 ст. 16 Закона № 294-ФЗ).

Как правильно общаться с инспектором

Ведите себя вежливо. В зависимости от ситуации держитесь нейтрально или дружелюбно. Не проявляйте враждебное отношение, тем более агрессию, даже если вас что-то раздражает. Не паникуйте, отвечайте на вопросы уверенно. Постарайтесь найти с инспектором общий язык.

Если проверку проводят по жалобе работника, представьте инспектору производственную характеристику на него. Нередко сотрудники обращаются в ГИТ, чтобы отомстить работодателю, например, за применение дисциплинарных взысканий. Важно объяснить инспектору, с чем связано обращение работника в ГИТ. При этом характеристика не должна быть предвзятой и отражать субъективное отношение к работнику.

Не старайтесь задобрить инспектора с помощью подарков. Не все это оценят. Тем более не предлагайте взятку. Помните, что за это грозит уголовная ответственность (ст. 291 УК РФ).

Прокурор предупреждает

Когда можно не предоставлять инспектору документы

Если вы не предоставляете инспектору документы, которые он запрашивает, по общему правилу, вы рискуете. Это приведет к штрафу, а при повторном нарушении директора могут дисквалифицировать на срок до года (ст. 19.4.1 КоАП РФ). Однако иногда работодатель на законных основаниях вправе отказаться предоставить проверяющему документы. Закон выделяет четыре случая.

Документы есть в электронных базах других госорганов. Инспектору запрещено при проверках требовать документы, которые он может получить у коллег из других ведомств. Перечень таких документов и информации утвержден распоряжением Правительства РФ от 19 апреля 2016 г. № 724-р. Это сведения:
– из Единого государственного реестра юридических лиц;
– о среднесписочной численности работников за предшествующий год;
– о задолженности по уплате штрафов за нарушение законодательства и др.

До выездной проверки провели документарную. Бывает, что ГИТ запрашивает документы для документарной проверки, но, после того как проанализирует их, решает провести выездную. В этом случае работодатель может отказаться вновь предоставлять материалы, копии которых ранее передал в ГИТ (ч. 5 ст. 12 Закона № 294-ФЗ).

Документы не относятся к предмету проверки. Если причиной для внеплановой выездной проверки стало обращение работника, инспектор должен проверять только те факты, на которые тот жаловался. Если ГИТ выйдет за пределы предмета проверки и запросит информацию или материалы, которые не связаны с жалобой работника, то суд признает проверку незаконной. Например, если сотрудник указал только на нарушение сроков выплаты зарплаты, ГИТ не вправе запрашивать у работодателя документы по охране труда (п. 3 ч. 1 ст. 15, п. 5 ч. 2 ст. 20 Закона № 294-ФЗ, апелляционное определение Ярославского областного суда от 3 февраля 2015 г. по делу № 33 – 440/2015).

Документы не входят в число обязательных для работодателя. Иногда инспектор запрашивает документы, иметь которые работодатель не обязан. Даже если они относятся к предмету проверки, их отсутствие не будет нарушением. Например, в компании не обязательно утверждать положение об оплате труда, соответствующие вопросы могут регулировать правила внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ). Работодатель не обязан вести личные дела, журналы регистрации приказов, разрабатывать должностные инструкции и т. д.