Чек-листы Роструда помогут найти ошибки

Главное:

Как выбрать ответственных за проведение контроля по чек-листам
Можно ли убрать из чек-листов часть вопросов или добавить новые
Как оформить результаты самопроверки и устранить недочеты

Инспекторы ГИТ внезапно начали находить в три раза больше нарушений при всех видах проверок. Главная причина успеха – вопросы из новых чек-листов. Роструд собрал в этих листах многолетний опыт не одной тысячи инспекторов труда. Поэтому теперь при проверках контролеры не упускают ни один момент. Мы разработали секретную тактику, как использовать новые чек-листы в интересах компании.

Разработайте локальный акт о процедуре проверки и назначьте ответственных за самоконтроль

Проверочные листы – это список контрольных вопросов, по которым ГИТ проверяет работодателей при плановых проверках (приказ Роструда от 10.11.2017 № 655). Каждый чек-лист соответствует своей тематике проверки. Всего листов 107. По ним инспектор проверяет порядок приема на работу, изменение и прекращение трудовых договоров, порядок трудоустройства иностранцев и инвалидов, охрану труда.

Кроме плановых проверок ГИТ вправе провести в вашей компании внеплановые контрольные мероприятия. Главные основания внеплановых проверок: жалоба работника о нарушении его трудовых прав, неисполненное предписание, сообщения о фактах невыплаты зарплаты и нарушениях охраны труда (ч. 7 ст. 360 ТК).

Контролер оценит, как работодатель соблюдает требования закона во всех областях трудовых отношений. Но проверочные листы могут применять не только инспекторы, но и компании для внутреннего самоконтроля кадровых документов.

Алгоритма проведения внутреннего контроля нет, поэтому можете самостоятельно разработать процедуру проверки. Оформите локальный акт о правилах и процедуре проверки (образец ниже). В документе пропишите порядок и сроки проверки. К локальному акту приложите те чек-листы, по которым будете проверять ваши подразделения и документацию.

Также определите ответственных лиц, которые будут проводить самопроверку. Можете выбрать одного сотрудника, но определите, выполнит ли он все функции самостоятельно. Количество ответственных установите с учетом объема работ. Распределите между ними обязанности по контролю. Функции закрепите в положении о процедуре проверки. Ответственный сотрудник должен:

составить график самопроверок;
уведомить структурные подразделения о внутреннем контроле;
провести контрольные мероприятия на основании чек-листов;
составить акт и выявить ошибки в кадровом учете;
исправить ошибки.

Если нет долгов по зарплате и несчастных случаев, проверять компанию будут реже

Периодичность плановых проверок сейчас определяют по категории риска компании (п. 2 ст. 8.1 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Категория риска зависит от последствий, которые наступят, если работодатель нарушит законодательство. Чем выше вероятность негативных последствий и возможного вреда, тем выше и класс опасности, и категория риска работодателя. Чтобы узнать класс опасности, запросите информацию в ГИТ вашего региона.

Кроме общих показателей проверяющие используют и индивидуальные коэффициенты на основании результата деятельности компании. Коэффициенты определяют в зависимости от наличия в компании случаев травматизма, задолженности по заработной плате за предшествующий год, административных наказаний за нарушения в сфере труда за три года. Если этих факторов не будет, вероятность, что к вам придет проверка, снизится.

Правила внутреннего контроля утвердите приказом. В приказе укажите ответственного сотрудника или состав комиссии. Типовой формы нет, поэтому текст приказа разработайте самостоятельно (образец ниже).

Периодичность плановых проверок по видам риска

Категории риска	Классы опасности	Периодичность проверок
Чрезвычайно высокий риск	1-й класс	1 раз в год
Высокий риск	2-й класс	1 раз в два года
Значительный риск	3-й класс	1 раз в три года
Средний риск	4-й класс	Не чаще 1 раза в пять лет
Умеренный риск	5-й класс	Не чаще 1 раза в шесть лет
Низкий риск	6-й класс	Плановые проверки не проводятся

Отберите чек-листы, которые будете использовать для самоконтроля

Чек-листы применяют в зависимости от специфики компании и категорий сотрудников. Например, если у вас не работают несовершеннолетние, то и проверочный лист по ним не понадобится. Выбирайте только те чек-листы, которые соответствуют вашей компании. Чек-листы по проверке приема или оформлению трудовых договоров пригодятся всем компаниям.

Если решите внести дополнительные сведения в проверочные листы, это не будет ошибкой. Можете оформить таблицу с вопросами, как вам удобно, удалить или добавить вопросы. Но если полностью измените чек-листы, то рискуете не заметить ошибки в документах.

В проверочных листах есть основные вопросы, на которые нужно ответить. Примеры утверждений из разных чек-листов – в таблице ниже. Если согласны с утверждением – ошибки нет и можете переходить к следующему пункту. Если нашли нарушение – отметьте его в чек-листе, чтобы потом исправить недочеты.

Вопросы для внутренней проверки

Название чек-листа	Вопросы для внутреннего контроля
По проверке порядка оформления приема на работу	Трудовой договор заключен в письменной форме. Отсутствуют заключения гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения. Содержание приказов о приеме на работу соответствует условиям заключенных трудовых договоров
По проверке соблюдения требований по содержанию трудовых договоров	В трудовой договор включены обязательные условия о месте работы, трудовой функции, дате начала работы, условиях оплаты труда, режиме рабочего времени и отдыха, условиях труда. Срочные трудовые договоры заключены на срок не более пяти лет
По проверке соблюдения порядка и условий изменения трудового договора	Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключено в письменной форме. Перевод работника на другую работу осуществлен с письменного согласия работника или по письменной его просьбе
По проверке соблюдения порядка прекращения трудового договора	Соблюден запрет на увольнение работников в период временной нетрудоспособности или во время нахождения в отпуске
По проверке соблюдения общих требований по установлению режима работы и учету рабочего времени	Работодатель ведет учет времени, фактически отработанного каждым работником. В трудовых договорах между работником и работодателем определен режим работы
По проверке соблюдения требований по предоставлению ежегодного основного оплачиваемого отпуска	Работнику оплачен ежегодный основной оплачиваемый отпуск в размере среднего заработка. Оплата отпуска произведена не позднее чем за три дня до его начала
По проверке соблюдения общих требований по установлению и выплате заработной платы	Работодатель извещает каждого работника в письменной форме о составных частях заработной платы. Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца
По проверке соблюдения требований по регулированию труда несовершеннолетних	Трудовые договоры с лицами, не достигшими 16 лет, заключены для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью
По проверке соблюдения требований по регулированию труда иностранных работников	В трудовых договорах с иностранными гражданами есть дополнительные обязательные сведения: – о разрешении на работу или патенте; – о разрешении на временное проживание; – о виде на жительство
По проверке соблюдения требований по регулированию труда инвалидов	Продолжительность рабочего времени работников с инвалидностью I или II группы составляет не более 35 часов в неделю. Работодатель производит выплату заработной платы инвалидам I и II групп в полном размере без учета сокращенной продолжительности рабочего времени
По проведению специальной оценки условий труда	Специальная оценка условий труда проводится не реже чем один раз в пять лет. В организации есть утвержденный график проведения специальной оценки условий труда

По результатам проверки составьте акт. В акте укажите рекомендации для устранения ошибок и сроки исправлений. На основании акта подготовьте приказ за подписью генерального директора. В приказе отметьте, какие сотрудники должны исправить ошибки. Если ответственные не выполнят рекомендации и не исправят ошибки, вы вправе привлечь их к дисциплинарной ответственности.

Устраните ошибки, которые нашли во время самопроверки

Чек-листы помогут найти даже специфические ошибки в кадровых документах. Но бывают и такие недочеты, которые есть почти в каждой компании. Проверьте, нет ли таких ошибок, и оперативно их устраните.

Ответственность работодателя в ПВТР. Первое, что проверит инспектор в правилах внутреннего трудового распорядка, – ответственность работодателя перед работником (ч. 4 ст. 189 ТК). Если таких положений нет, ждите штраф 30 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Также убедитесь, что ознакомили всех сотрудников с этим локальным актом под подпись (ст. 22, 68 ТК).

Подпись работника в экземпляре трудового договора работодателя. Проверьте, чтобы трудовой договор со всеми сотрудниками заключили в письменной форме (ч. 1 ст. 67 ТК). Инспектор также попросит предъявить доказательство того, что один экземпляр договора передан работнику. Доказательством служит личная подпись работника на втором экземпляре трудового договора, который хранится у работодателя.

Неоднократное заключение срочных трудовых договоров. Еще одна распространенная ошибка – частое перезаключение срочных трудовых договоров. Такая ошибка происходит, если вы постоянно привлекаете работника на место временно отсутствующих сотрудников. Если перезаключаете срочный трудовой договор по одной и той же должности, такой договор суд признает бессрочным (апелляционное определение Оренбургского областного суда от 20.07.2017 № 33-4544/2017).

Согласие работника делить отпуск на части. Работник может делить отпуск на части, одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК). Оставшуюся часть отпуска можно делить на неограниченное число частей. Не забывайте получать письменное согласие работников на разделение отпусков, чтобы избежать претензий инспекторов ГИТ. Также отражайте в графике отпусков время использования и продолжительность частей отпуска.

Важные выводы

1. Закрепите порядок самоконтроля по чек-листам в локальном акте и назначьте ответственных сотрудников, которые будут отвечать за проверку.

2. Используйте только те чек-листы, которые соответствуют работе вашей компании. Также с учетом специфики можете убрать часть вопросов из проверочных листов или добавлять новые.

3. Составляйте акты по результатам каждой проверки. В акте укажите, как будете устранять ошибки и в какие сроки сделаете это.