Без каких документов не пройти проверку ГИТ?

Ключевые проблемы

• Какие документы обязательно должны быть в организации?

• Какие документы стоит держать наготове?

• Какие документы по охране труда подготовить к проверке?

Какие документы обязательно должны быть в организации

Несмотря на то что с планом проверок Роструда можно ознакомиться заранее, для многих работодателей визит инспекторов становится неожиданностью. Документы приходится приводить в порядок в спешке, а некоторые из них разрабатывать с нуля. За нарушения работодателя накажут серьезным штрафом, а ответственных сотрудников могут уволить. Чтобы такого не произошло, разберемся, без каких документов точно не пройти проверку.

Охрана труда – это лишь малая область, которую проверяет ГИТ. В первую очередь инспекторов будут интересовать общие вопросы соблюдения трудового законодательства. Поэтому начнем с обязательных документов, которые должны быть у работодателя.

Трудовой договор

Инспектора ГИТ заинтересует наличие трудовых договоров (ст. 56 ТК РФ) с работниками. Если работодатель не оформил трудовой договор при приеме сотрудника, то его нужно подписать позднее, указав фактическую дату начала трудовых отношений. При изменении условий труда заключают дополнительные соглашения к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ), которые также заинтересуют инспектора.

ГИТ проверит:

1. Не подменяет ли работодатель трудовые отношения гражданско-правовыми. Инспектор изучит гражданско-правовые договоры и, если в них есть признаки трудовых отношений, привлечет работодателя к ответственности (ст. 19.1 ТК РФ).

2. Срок заключения трудовых договоров. Он не может превышать трех дней с момента фактического допуска к работе (ст. 67 ТК РФ).

3. Условия трудового договора и его законность. В трудовом договоре обязательно указывают условия труда на рабочем месте, гарантии и компенсации, положенные работнику (ч. вторая ст. 57 ТК РФ).

Трудовая книжка

Трудовая книжка подтверждает работу и стаж сотрудника. Все работодатели, кроме физических лиц – не индивидуальных предпринимателей, должны вести трудовые книжки. По желанию работника в трудовую книжку могут вносить сведения о работе по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

ГИТ проверит:

1. Ведет ли работодатель трудовые книжки на всех работников.

2. Как заполнены трудовые книжки.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) регламентируют:

• порядок приема и увольнения работников;

• права и обязанности сторон трудового договора;

• режим работы;

• время отдыха;

• меры поощрения и взыскания и другие вопросы трудовых отношений.

Это обязательный документ для всех предпринимателей и организаций, кроме тех, в которых действуют уставы и положения о дисциплине (ст. 189 ТК РФ). В ПВТР нельзя закреплять дисциплинарные взыскания, не предусмотренные Трудовым кодексом, например штрафы.

ГИТ проверит:

1. Правильно ли приняты ПВТР. При их разработке необходимо учесть мнение профсоюза, если он есть в организации (ст. 190, 372 ТК РФ).

2. Ознакомлены ли работники с ПВТР под роспись (ст. 22, 68 ТК РФ).

Штатное расписание

В штатном расписании указывают структуру, состав и численность организации. Оно содержит:

• перечень структурных подразделений;

• наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.);

• сведения о количестве штатных единиц.

На основе штатного расписания составляют перечень рабочих мест для спецоценки условий труда, разрабатывают список контингента, подлежащего медосмотру, и другие важные документы по охране труда. В идеале название должности работника по штатному расписанию должно совпадать с названием в Едином тарифно-квалификационном справочнике. Тогда точно не будет проблем с назначением работнику льгот и компенсаций за условия труда, досрочной пенсии.

ГИТ проверит:

1. Совпадают ли должности в штатном расписании с должностями в трудовых договорах работников.

2. Не принимает ли работодатель сотрудников на должности, которых нет в штатном расписании.

Какие документы стоит держать наготове

Иногда инспектор требует показать документы, которых у работодателя нет, потому что их не обязательно разрабатывать по трудовому законодательству. С ГИТ можно поспорить, но разработать некоторые необязательные документы будет нелишним.

Должностные инструкции

В Трудовом кодексе нет упоминания о должностных инструкциях. Работодатель сам решает – разрабатывать их или нет. Должностные инструкции (регламенты) обязательны только для некоторых категорий персонала – например, сотрудников органов внутренних дел¹. Но на практике, если в организации нет должностных инструкций, это может привести к проблемам. В спорной ситуации работодатель не сможет доказать, какие у работника трудовые функции.

ГИТ проверит:

1. Наличие должностных инструкций, если в трудовых договорах не прописаны права и обязанности работников. Лучше разработать инструкции на все должности, а для рабочих профессий утвердить квалификационные характеристики.

2. Ознакомлены ли работники с должностными инструкциями под роспись.

Коллективный договор

Коллективный договор нужен для регулирования социально-трудовых отношений. Это не обязательный документ, который принимается только по инициативе работников или работодателя. Коллективный договор может содержать положения о выплате компенсаций, улучшении условий и охраны труда работников и т. д. (ст. 41 ТК РФ). Рекомендованный макет коллективного договора утвержден Минтрудом России 6 ноября 2003 г.

ГИТ проверит:

1. Не нарушают ли положения коллективного договора трудовое законодательство. Например, нельзя предусматривать возможность снижения зарплаты, ее выплату один раз в месяц, пониженную оплату труда на испытательном сроке и т. д.

2. Соблюден ли порядок подготовки, заключения и изменения коллективного договора. Работодателя накажут, если он больше двух недель не отвечал на запрос профсоюза и не давал информацию для проведения коллективных переговоров, безосновательно отказывался заключать коллективный договор (ст. 5.29–5.31 КоАП РФ).

Какие документы по охране труда подготовить к проверке

Проверка ГИТ обязательно затронет документы по охране труда. Обычно инспекторов интересуют:

1. Положение о службе охраны труда, если оно есть в организации.

2. Приказ о возложении обязанностей специалиста по охране труда на работника организации или договор со сторонней организацией на проведение работ по охране труда.

3. Приказ о распределении обязанностей по охране труда среди руководителей подразделений.

4. Отчет о проведении спецоценки или аттестации рабочих мест.

5. Перечень сотрудников, освобожденных от первичного инструктажа на рабочем месте.

6. Приказ о создании постоянно действующей комиссии по охране труда.

7. Протокол заседания комиссии по охране труда.

8. Программы обучения по охране труда по профессиям.

9. Программы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте.

10. Документы об обучении работников по охране труда (удостоверения), в том числе руководителя организации.

11. Документы, связанные с выдачей СИЗ (личные карточки учета выдачи СИЗ).

12. Журналы:

    • вводного инструктажа;

    • инструктажа на рабочем месте;

    • учета выдачи инструкций по охране труда;

    • учета инструкций по охране труда для работников;

    • регистрации несчастных случаев на производстве;

    • предрейсового медосмотра.

13. Инструкция по оказанию первой помощи.

14. Перечень инструкций по охране труда.

15. Инструкции по охране труда на каждую должность, по видам работ.